노션 AI 활용기: 엉망진창 메모가 5초 만에 완벽한 '할 일'로 변하다
매일 아침 출근하면 제 모니터 주변은 '전쟁터'나 다름없었습니다. "김 대리 보고서 검토", "2시 임원 회의", "거래처 송금 요청"... 깜빡하지 않으려고 여기저기 붙여둔 노란색 포스트잇들이 덕지덕지 붙어 있었기 때문입니다.
부서 팀장이 되고 나서 가장 힘들었던 건 업무의 난이도가 아니라 '가짓수'였습니다. 내 실무도 해야 하고, 팀원들 근태도 챙겨야 하고, 타 부서 협조 요청도 들어주다 보면 정작 중요한 '내 일'은 뒷전으로 밀리기 일쑤였습니다. 그러다 결국 중요한 마감 기한을 하루 넘겨 식은땀을 흘린 적도 있습니다.
그날 이후 저는 결심했습니다. "더 이상 내 기억력을 믿지 말자." 대신 저는 제 복잡한 머릿속을 정리해 줄 '제2의 뇌'로 노션(Notion) AI를 선택했습니다. 오늘은 정신없는 팀장의 하루를 질서 정연하게 바꿔준 스마트한 일정 관리법을 소개합니다.
1. 머릿속 잡생각, AI에게 '배설'하듯 쏟아내기
예전에는 예쁘게 다이어리를 정리하려고 색색깔 펜을 꺼내 들었습니다. 하지만 바쁜 업무 중에 그럴 시간이 어디 있겠습니까? 결국 몇 장 쓰다 만 다이어리만 수두룩했죠.
이제 저는 형식을 따지지 않습니다. 대신 노션의 빈 페이지를 열고 생각나는 대로 막 적습니다.
"아 맞다, 내일 A업체 미팅 잡아야 함. 그리고 이번 주 금요일까지 비용 처리 마감일임. 김 과장 휴가 언제였지? 다음 달 기획안 초안 써야 하는데..."
이렇게 두서없이 적어둔 텍스트 덩어리를 드래그한 뒤, AI에게 "이 내용을 바탕으로 [할 일], [마감일], [우선순위]가 포함된 표로 정리해줘"라고 시킵니다. 그러면 AI는 단 5초 만에 엉망진창이던 제 메모를 깔끔한 'To-Do List 표'로 변환해 줍니다. 마치 옆에서 비서가 제 혼잣말을 듣고 수첩에 정리해 주는 것과 같은 경험입니다.
2. "뭐부터 해야 해?" 우선순위 자동화
일이 쌓이면 뭐부터 손대야 할지 몰라 멍하니 모니터만 볼 때가 있습니다. 모든 일이 다 급해 보이기 때문입니다. 이럴 때도 AI의 도움을 받습니다.
정리된 할 일 목록을 보고 AI에게 다시 요청합니다. "지금 내가 팀장으로서 가장 시급하게 처리해야 할 업무 3가지만 골라주고, 그 이유도 알려줘."
그러면 AI는 마감 기한이 임박한 것, 그리고 팀원들의 업무 진행을 위해 제가 먼저 승인해줘야 하는 것들을 기가 막히게 골라냅니다. "비용 처리는 금요일 마감이지만, 결재 라인을 고려하면 오늘 올려야 합니다"라는 조언과 함께 말이죠. 덕분에 저는 '급한 일'과 '중요한 일'을 구분하는 통찰력을 빌려 쓰고 있습니다.
3. 회의록이 곧바로 '할 일'이 되는 마법
회의가 끝나고 나면 "자, 다들 수고했어" 하고 헤어지지만, 정작 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 불명확할 때가 많습니다. 이게 바로 업무 누락의 주범입니다.
이제 저는 회의 중에 대충 받아적은 메모들을 노션 AI에게 던져주고 "여기서 실행 가능한 액션 아이템(Action Item)만 뽑아서 담당자랑 같이 나열해줘"라고 합니다.
- 김 대리: 시장 조사 데이터 취합 (이번 주 목요일까지)
- 이 과장: 견적서 업체 송부 (내일 오전 중)
이렇게 명확하게 할 일이 도출되니, 회의가 끝나자마자 팀원들에게 업무를 배분하기도 훨씬 수월해졌습니다. "누가 하겠지" 하다가 아무도 안 하는 사고가 사라진 것입니다.
4. 도구는 거들 뿐, 핵심은 '비우기'
물론 노션이 아니어도 좋습니다. 엑셀이든, 스마트폰 기본 메모장이든 상관없습니다. 중요한 건 '내 머릿속의 용량(RAM)을 비우는 것'입니다.
사람의 뇌는 정보를 '기억'하는 데보다 '판단'하고 '창의적인 생각'을 하는 데 써야 한다고 합니다. 기억하고 정리하는 귀찮은 일은 AI에게 맡기세요. 모니터 옆에 덕지덕지 붙은 포스트잇을 떼어내는 순간, 여러분의 퇴근 시간은 빨라지고 업무 스트레스는 가벼워질 것입니다.
마치며: 오늘 당신의 '뇌 용량'은 얼마 남았나요?
혹시 지금도 "이따가 그거 해야지"라고 머릿속으로만 되뇌고 계신가요? 그러다 까먹으면 자책하고, 야근하게 되는 악순환을 끊어야 합니다.
지금 당장 메모장을 켜고 아무 말이나 적은 뒤 AI에게 "정리해줘"라고 시켜보세요. 꽉 막혀 있던 머릿속 도로가 뻥 뚫리는 시원함을 느끼실 수 있을 겁니다.
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