비즈니스 이메일 작성법, AI로 3초 만에 품격 있는 초안 만드는 노하우
직장 생활을 오래 한 부서 팀장인 저에게도 여전히 가장 어려운 업무 중 하나는 바로 '이메일 작성'입니다. 특히 좋은 소식이 아닌, 거절을 하거나 싫은 소리를 해야 할 때는 '보내기' 버튼을 누르기까지 수십 번을 망설이곤 합니다.
신입 사원 시절에는 "상무님께 올리는 메일에 '수고하십니다'라고 써도 되나?"를 고민하느라 30분을 허비했고, 팀장이 된 지금은 거래처의 무리한 요구를 어떻게 하면 기분 상하지 않게, 하지만 단호하게 거절할 수 있을지를 고민하며 모니터 커서만 바라볼 때가 많습니다.
하지만 최근 저는 저만의 든든한 '커뮤니케이션 코치'를 채용했습니다. 바로 챗GPT(ChatGPT)와 같은 생성형 AI입니다. 오늘은 제가 실제로 업무 현장에서 AI를 활용해 이메일의 품격을 높이고, 작성 스트레스는 절반으로 줄인 비결을 공유해 드리려 합니다.
1. 난감한 '거절 메일', AI에게 감정을 맡기세요
얼마 전, 오랫동안 거래해 온 협력 업체로부터 단가 인상을 요청하는 메일을 받았습니다. 원자재 가격이 오른 건 이해하지만, 회사 방침상 올해 예산이 동결되어 도저히 들어줄 수 없는 상황이었습니다. 평소 친하게 지내던 담당자라 딱 잘라 거절하기가 인간적으로 너무 미안하고 난감하더군요.
예전 같으면 "죄송합니다만 어렵습니다"라고 쓰고 지우기를 반복하며 감정 소모를 했을 겁니다. 하지만 이번에는 AI에게 상황을 그대로 설명했습니다. "오랜 파트너십에 감사하고 사정도 이해하지만, 올해 우리 회사 예산 동결로 인해 인상 요청을 수용하기 어렵다. 내년 계약 때 긍정적으로 검토하겠다는 뉘앙스로 최대한 정중하게 거절 메일을 써줘"라고 말이죠.
결과는 놀라웠습니다. AI는 제가 미처 생각지 못한 "귀사의 노고에 깊이 공감합니다"라는 문구로 시작해, 거절의 의사는 명확히 하되 상대방의 체면을 세워주는 완벽한 초안을 3초 만에 뽑아주었습니다. 저는 이 초안에서 말투만 살짝 다듬어 보냈고, 감정 상하는 일 없이 원만하게 상황을 정리할 수 있었습니다. 감정 소모는 줄이고, 관계는 지키는 현명한 선택이었습니다.
2. "화난 거 아닙니다" 딱딱한 말투 교정하기
저는 업무 특성상 팩트와 숫자 위주로 소통하다 보니, 가끔 팀원들이나 유관 부서로부터 "팀장님 메일은 좀 차가운 것 같아요"라는 피드백을 듣곤 합니다. 화가 난 게 아닌데, 급하게 쓰다 보면 문장이 툭툭 끊기고 딱딱해지는 버릇 때문입니다.
그래서 요즘은 중요한 전체 공지 메일을 보낼 때 반드시 AI를 거칩니다. 제가 평소대로 투박하게 쓴 내용을 입력창에 넣고, "이 내용을 부드럽고 프로페셔널한 톤앤매너로 수정해줘"라고 요청하는 것입니다.
실제로 지난주 프로젝트 지연 관련하여 독촉 메일을 보낼 일이 있었습니다. 제가 처음 쓴 글은 "일정이 늦어지고 있으니 이번 주까지 제출하세요"라는, 자칫하면 질책처럼 들릴 수 있는 내용이었습니다. 하지만 AI의 손을 거치자 "현재 프로젝트 진행 상황을 공유해 주셔서 감사합니다. 다만 전체 일정 준수를 위해 이번 주까지 자료가 전달된다면 큰 도움이 되겠습니다"라는 식으로 훨씬 협조적인 문장으로 바뀌었습니다. 같은 내용이라도 '아 다르고 어 다르다'는 것을 AI를 통해 배우고 있습니다.
3. 클릭을 부르는 '제목' 짓기
하루에도 수십 통씩 쏟아지는 메일함 속에서, 내 메일이 묻히지 않으려면 제목이 가장 중요합니다. 하지만 본문을 다 쓰고 나서 제목을 고민하는 건 또 다른 고역입니다.
저는 이 고민 역시 AI에게 넘깁니다. 본문을 다 작성한 뒤 "이 메일 내용을 가장 잘 요약하고, 바쁜 임원도 클릭하고 싶게 만드는 제목 3가지만 추천해줘"라고 시킵니다. 그러면 AI는 단순히 [보고서 제출]이라고 쓰려던 저에게 '[긴급] 3분기 예산안 검토 요청 (금일 마감)'이라거나, '[제안] 생산성 15% 향상을 위한 신규 툴 도입 건'처럼 핵심 키워드가 들어간 매력적인 제목들을 제안해 줍니다.
4. AI 이메일 비서 활용 시 주의할 점
물론 AI가 만능은 아닙니다. 제가 사용해 보니 무조건 '복사+붙여넣기'를 하는 것은 위험했습니다. AI는 가끔 지나치게 번역투의 문장을 쓰거나, 우리 회사의 조직 문화와 맞지 않는 과한 존댓말("~하옵소서" 등)을 사용할 때가 있기 때문입니다.
따라서 AI가 써준 초안은 반드시 '나의 말투'로 한 번 다듬는 과정이 필요합니다. AI는 어디까지나 훌륭한 '초안 작성자'일 뿐, 최종 결재자는 '나'라는 사실을 잊지 말아야 합니다.
마치며: 형식은 AI에게, 진심은 사람에게
비즈니스 이메일의 목적은 화려한 문장을 뽐내는 것이 아니라, 내 의사를 정확하게 전달하고 상대방을 설득하는 것입니다. 형식을 갖추고 예의를 차리는 번거로운 작업은 AI에게 맡기세요.
대신 우리는 그렇게 아낀 시간과 에너지를, 메일 속에 담을 '진심'과 '핵심 메시지'를 고민하는 데 써야 합니다. 오늘 당장, 쓰기 껄끄러워 미뤄뒀던 메일이 있다면 AI에게 말을 걸어보시는 건 어떨까요? 생각보다 훨씬 훌륭한 답을 줄지도 모릅니다.
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